Bom dia pessoal, tudo bem?
Hoje o assunto é Sala de Situação, iremos definir conceitos, entender as metodologias e compreender os cenários envolvidos nesta espetacular forma de prover suporte a tomada de decisão.
So… let’s do it? :-)
“Sala de Situação” é um instrumento de planejamento surgido no campo militar, com a finalidade de monitorar situações de perigo em que "o tempo" é a variável fundamental. Intitulavam-na “Sala de Guerra”. Nessa concepção, militares a utilizavam para monitorar situações de perigo imediato. As mais consistentes referências à aplicação do conceito de “Sala de Situação” vieram a ser publicadas, em 1977, por Carlos Matus, técnico em planejamento da Comissão Econômica para a América Latina (Cepal). Quando publicou seus primeiros estudos utilizando o conceito de “Sala de Situação” no planejamento e acompanhamento de ações governamentais, Matus, propunha nova abordagem do planejamento e tinha como pressuposto básico ampliar a capacidade de gestão governamental.
Elabore – Assessoria Estratégica em Meio Ambiente
Esse conceito maravilhado por Carlos Matus evoluiu enormemente com a introdução de tecnologias modernas de análise e compilação de dados estruturados. Hoje Sala de Situação é um ambiente complexo de planejamento e apoio a tomada de decisão, envolvendo tecnologias de ponta e especialistas em áreas, antes inimagináveis para a gestão de empresas de grande porte, multinacionais e governos.
A principal responsabilidade de organismos como esses é Resultado. Esse resultado é obtido através de uma longa cadeia de valores que envolvem tecnologias, planejamento estratégico, mecanismos de tomada de decisão, entre outros.
Os exemplos citados abaixo fazem menção a governos, mas é completamente possível desenvolver as mesmas metodologias e práticas para empresas, vejam só:
The Situation Room da Casa Branca (White House) é o melhor benchmarking deste tipo de instrumento nos dias de hoje. Foi através dela que o Obama acompanhou em tempo real a captura de Osama Bin Laden:
Sala de Situação da Casa Branca - Washington, D.C. - Estados Unidados
Outro exemplo muito legal é o CMI - Center For The Management of Information da Universidade do Arizona o qual foi fundado em 1985 e tem como foco pesquisa e desenvolvimento de processos colaborativos e tecnologias. 
No Brasil a Sala de Situação mais interessante, onde eu tive o prazer de participar na sua execução, esta no ICI – Instituto Curitiba de Informática, dentro do Centro Integrado de Informações Estratégicas – CIIE.
O espaço dispõe de isolamento acústico, inibidor de sinal de celular, iluminação apropriada para diversos tipos de apresentação, três telões de 150 polegadas cada com projeção traseira, ala para técnicos e especialistas, BI, Geo, CRM e uma gama de colaboradores em backstage prontos para trabalhar em temas multidisciplinares demandados pela alta gestão da Prefeitura Municipal de Curitiba em reuniões recorrentes.
O espaço dispõe de isolamento acústico, inibidor de sinal de celular, iluminação apropriada para diversos tipos de apresentação, três telões de 150 polegadas cada com projeção traseira, ala para técnicos e especialistas, BI, Geo, CRM e uma gama de colaboradores em backstage prontos para trabalhar em temas multidisciplinares demandados pela alta gestão da Prefeitura Municipal de Curitiba em reuniões recorrentes.
Para alguns autores, Sala de Situação não é um instrumento, mas sim um conceito que pode ser aplicado através de um sistema onde é possível compilar informações e montar visões estáticas – como é o caso da Sala de Situação de Saúde.
Na minha opinião, esse tipo de abordagem não traz grandes resultados pois não existe ambiente propício para a tomada de decisão, pouco menos técnicos qualificados em backstage para suportar dúvidas específicas, ou então a possibilidade de montar cenários baseado em suposições. Novamente, na minha opinião, o projeto não deveria ser denominado com Sala de Situação, pode ser, forçando um pouco a barra denominado como EMS – Eletronic Meeting System, ou de planilha Excel bem feita. :-)… just kidding…
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Existem outras iniciativas no Brasil como o Centro de Monitoramento e Alertas de Desastres Naturais e a Sala de Situação da Agência Nacional de Águas.
Longe daqui, mais especificamente na Finlândia, o GDSS Laboratory que é embasado em uma metodologia própria (muito interessante também).
Longe daqui, mais especificamente na Finlândia, o GDSS Laboratory que é embasado em uma metodologia própria (muito interessante também).
OK, definimos a Sala de Situação como ambiente físico, mas o ambiente por si só não toma decisão, muito menos se organiza, criar relacionamentos, planeja ou define prioridades e ações não é?
Dessa forma, existe um conceito maior que é utilizado para a formulação de reuniões estratégias para abordagem de temas inerentes a uma Sala de Situação. Esse conceito entende essa complexidade de informações, ferramentas, especialistas e gestores em uma estrutura denominada GDSS – Group Decision Support System.
GDSS – Group Decision Support System (Sistema de Apoio a Decisões em Grupo)
A primeira menção ao termo foi articulada por Scott Morton (muito influente na Europa) em 1964 em Sherman Hall - Harvard Business School.
Morton e outros estudiosos que vieram na sequência queriam desmistificar como a utilização de sistemas computacionais poderiam auxiliar os gestores em reuniões de planejamento e tomada de decisão (business planning decision), e que pudessem acima de tudo, monitorar o avanço das ações tomadas. Tudo isso de forma clara e comum a todos os envolvidos.
Ai começaram os problemas, :-)
Não é fácil definir como abordar problemas complexos em instituições distintas em suas peculiaridades, ainda mais quando o que esta em jogo é um planejamento estratégico ou a tomada de decisão dos problemas que os aflige.
Pensando nisso, após anos de evolução do pensamento estratégico, classificaram os sistemas de apoio a tomada de decisão em 5 grandes especialidades:
(Vejam como aqui já podemos ver de onde veio o conceito de Sala de Situação)
Communications Driven: A utilização de sistemas de comunicação em rede.
Ex.: Groupware (trabalho colaborativo – Google Docs), vídeo conferência, etc.
Ex.: Groupware (trabalho colaborativo – Google Docs), vídeo conferência, etc.
Data Driven: Sistemas que acessam e manipulam dados internos e externos de uma terminada empresa ou rolding através de querys provendo ferramentas com os dados mais interessantes ou elementares. (Princípio do datawarehouse e Business Intelligence).
Document Driven: Sistema de leitura e captação de documentos para apoio a tomada de decisão. Esses documentos podem ser especificações de produtos, catálogos, históricos empresariais, notas de reunião, etc.
Knowledge Driven: Sistemas que utilização arquiteturas especializadas para resolver problemas através de habilidades únicas. Ex.: Ferramentas de controle de desastres, simulação de uma enchente ou atividades financeiras, etc.
Model Driven: Sistema que utiliza de dados e parâmetros repassados pelos gestores para que seja feita uma análise situacional qualquer. Esse modelo é limitado mais conhecido hoje em dia como sistema orientado a planilhas… (aqui entre nós… conhecemos bem esse modelo, não?) :-)
Ferramentas como motor do planejamento e gestão estratégica
Ao levar essas ferramentas para as reuniões, os ganhos nos processos de planejamento e tomada de decisão são significativos, aumentando a produtividade e a satisfação dos envolvidos.
Porém sabemos que para manipular essas ferramentas ao ponto de responder as dúvidas dos gestores não é tarefa fácil. Para isso, profissionais especialistas são contratados para criar as interfaces baseado nos temas definidos.
Esses subjects (Finanças, contabilidade, RH, Rentabilidade do portfólio de produtos, Gestão de Inadimplentes, Produção, Planejamento estratégico do setor de distribuição, Analisando o emprego, Plano de viabilidade econômica de projetos, Os números da educação, entre outros), serão estudados por uma equipe multidisciplinar e, ao finalizar os estudos, apresentarão os resultados utilizando as plataformas disponíveis – Business Intelligence, ferramentas de geoprocessamento, relatórios operacionais, sistemas legados, etc..
Os estudos publicados são apresentados, decisões são tomadas e na sequencia monitorada pelos responsáveis até a próxima reunião de alinhamento…
Para se modelar uma Sala de Situação é preciso no mínimo:
- Equipe Técnica Qualificada;
- Tecnologias para apresentação de resultados;
- Espaço para a equipe multidisciplinar e Sala de Situação.
Para se ter uma ideia das possibilidades com uma ferramenta desse porte em operação:
NHL’s “Situation Room” - Toronto - CAN
Centro de Operações da Cidade do Rio de Janiero - Brasil
Para finalizar, é importante salientar que não precisamos necessariamente criar salas como as demostradas acima, super tecnológicas, que custaram milhões e milhões de reais. Uma sala de situação bem estruturada pode ser desenhada com qualquer capital, o recomendável é que tenham dados qualificados, profissionais capacitados, com instrumentos e ferramentas de suporte a tomada de decisão consistente, e no mínimo uma mesa, um projetor e algumas cadeiras.
Provavelmente alguns dos senhores acreditam que esse tipo de plataforma seja utópico nas suas organizações, tenham fé! Se trilhar pelos caminhos corretos chegarão lá!
O importante é começar de alguma forma …
O importante é começar de alguma forma …
Como passo inicial, sugiro uma reunião bem longa com os seus diretores para saber o que eles gostariam de saber mais. Na sequencia, a aquisição de uma ferramenta de Business Intelligence e uma consultoria para demostrar parte dos resultados esperados pelos gestores (inclusive nos Smartphone pessoal!) se tudo der certo, meio caminha já foi trilhado!
Só não podemos deixar os conceitos acima de lado, eles são guias essenciais para se obter resultados esperados de forma segura.
Bem, é isso... espero ter ajudado no entendimento do tema e que esse post tenha sido útil de alguma forma.
Abaixo deixo os links que utilizei para compor esse post:
http://www.whitehouse.gov/photos-and-video/video/inside-white-house-situation-room
http://www.datasus.gov.br/rnis/saladesituacao.htmBem, é isso... espero ter ajudado no entendimento do tema e que esse post tenha sido útil de alguma forma.
Abaixo deixo os links que utilizei para compor esse post:
http://www.whitehouse.gov/photos-and-video/video/inside-white-house-situation-room
http://fonac.curitiba.pr.gov.br/Evento.aspx
http://en.wikipedia.org/wiki/Group_decision_support_systems
http://www.cprm.gov.br/publique/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?infoid=1677&sid=48
http://dssresources.com/history/dsshistory.html
http://www.cmi.arizona.edu/about/
http://www.lut.fi/fi/technologymanagement/industrial_management/research/projects/gdss/Sivut/Default.aspx
http://www.ici.curitiba.org.br/noticia.aspx?idf=425
http://www.di.fc.ul.pt/~paa/reports/R020.pdf
http://dare.ubvu.vu.nl/bitstream/1871/10956/1/20030025.pdf
http://www.bobyhermez.com/2012/01/group-decision-support-system/
Grande Abraço!
